Teilnehmermanagement

Besucherverwaltung

Von Beginn des Projektes an ist es wichtig, sich über verschiedene Prozesse, Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmermanagement klar zu werden. Die Teilnehmerverwaltung muss bei jeder Veranstaltung neu überdacht werden. Effiziente Verwaltung der kompletten Teilnehmerregistrierung in einem System. Die Teilnehmerverwaltung vereinfacht die Verwaltung von Veranstaltungen. Die Teilnehmerverwaltung kann bequem per Software gesteuert werden.

Teilnehmerverwaltung von A bis Z

Es ist wichtig, sich von Anfang an über verschiedene Abläufe, Rahmenbedingungen und Interfaces in der Teilnehmerverwaltung im Klaren zu sein. Wie reagieren die Besucher und welche Angaben sollten angefordert werden? Muss man für den Gast ein Hotel führen und eine Reise buchen? Gibt es eine Gebühr für die Veranstaltungen für die Teilnehmer und soll auch die Bezahlung erfolgen?

Wie man sieht, fängt das Teilnehmermanagement weit vor der tatsächlichen Durchführung an. Jetzt ist es soweit: Die Einladung wird versendet, die Besucherinnen und Besucher sind dabei. Anschliessend bekommen die Teilnehmenden ihre Bestätigung und ihr Namensabzeichen - zum Beispiel in Gestalt eines qualitativ hochstehenden Kunststoffabzeichens mit Strichcode oder einer RFID-Chip. Eine Telefonhotline steht Ihren Gästen auf Anfrage zur Verfügung - bei Bedarf 7 Tage/24 Std. und in mehreren Sprachen.

Seien Sie versichert, dass nur Ihre eingeladenen Besucher zur Messe zugelassen werden. Beim Betreten und Verlassen des Standorts werden die Besucher über iPhones oder Handscanner aufgezeichnet - eine Echtzeit-Übersicht der anwesenden Menschen ist stets verfügbar. Lichter aus, die Aktion ist beendet, der Rückbau ist in vollem Gange: Ihre Besucher sind bereits auf dem Rückweg oder sicher im Hotell.

Wir verschicken auf Anfrage persönliche Dankesbriefe, gestalten eine Online-Bildergalerie oder benachrichtigen Ihre Besucher über eine Veranstaltungsumfrage per E-Mail. Zu diesem Zweck erarbeiten wir natürlich umfangreiche Berichte und Bewertungen, die Ihnen bei der Bewertung Ihrer Veranstaltungen behilflich sind und in die Planungen zukünftiger Vorhaben miteinbezogen werden.

Welche Teilnehmerverwaltung ist für mich geeignet?

Downloaden Sie jetzt den Geschäftsbericht und lernen Sie alles über Audiobranding von Anlässen! Das Teilnehmermanagement kann viele verschiedene Arten annehmen: einfaches Online-Ticketing, Social Media Engagement, das bewährte lokale Teilnehmermanagement. Mit Guest One, Xing Event, Eventbite besprechen wir die Vor- und Nachteile des einzelnen Systems und welches für welchen Einsatzzweck auch immer.

Was muss ich mir als Kunde vor der Kontaktaufnahme mit Ihnen überlegen, welches TNM-System zu mir oder meiner Messe paßt? Prof. Dr. Cai-Nicolas Ziegler: Eine grundsätzliche Fragestellung ist, welche Möglichkeiten und Mittel zum Beispiel für den Aufbau einer Website zur Verfügung stehen. Wollen Sie dagegen ein sehr gutes Ticket mit verschiedenen Zahlungsmethoden, dann geht die Bestellung sicher mehr an Xing Event.

Die andere Fragestellung ist, ob Sie Ihre Veranstaltung online oder offline bewerben wollen. Wir können keine Marketingplattform wie Xing-Veranstaltungen anbieten. Im Grunde sollte sich der Auftraggeber erkundigen, welche Leistungen er im Projektverlauf braucht. Bei der Ankunft der Teilnehmenden, der Auswahl spezifischer Hotelbetriebe, dem Notfallmanagement von Hotelbetrieben oder dem Chartermanagement hat unser Angebot den entscheidenden Vorsprung, dass wir diese Bedürfnisse unmittelbar integrieren können.

Brauchen Sie jemanden, der sich um die Beteiligten sorgt? Natürlich konkurrieren wir bei Event-Brite mit vielen anderen Providern in Deutschland, aber unsere grössten Konkurrenten sind nach wie vor Excel-Tabellen und Einladungen. Ziel: Es ist auch die Fragestellung, wie man die Beteiligten treffen möchte, wie einfach man ihnen den Kauf eines Tickets machen möchte.

Jede Veranstaltung, sei es eine Tagung, eine Fachmesse oder ein Fachseminar, ist letztlich die Begegnung mit interessanten Menschen. Auch Partizipationssysteme wie unser "people2meet" bieten hier Abhilfe. Es wird vorgeschlagen, welche Teilnehmenden für mich wichtig sind und warum ich sie auf jeden Fall kennen lernen sollte, basierend auf den Angaben aus dem Xing Netzwerk. Schettler: Wir befragen den Auftraggeber, wie das Teilnehmermanagement in der Regel für ihn funktioniert.

Auch wenn wir viel Projektgeschäfte betreiben, haben wir ein großes Bedürfnis nach langfristiger Kundenbindung. Die Thematik des Teilnehmermanagements ist einfach nicht geeignet, es von Veranstaltung zu Veranstaltung zu überdenken, dieses und jenes Werkzeug zu erproben oder mit dieser oder jener Behörde zu kooperieren. Dem Auftraggeber soll erklärt werden, dass es sich um ein Gewerbe handelt, in dem der Auftraggeber einen Anbieter ideal wählt und dass er - egal wer am Ende die kreative Vertretung ist - seine Events über den gesamten Zeitabschnitt X hinweg geplant hat, um Synergieeffekte, verkürzte Wege und Abläufe zu entwickeln, die oft gänzlich unterbewertet werden.

Wieviele Personen rechnet er? Was für verschiedene Kartenkategorien möchte er bieten? Stammen die Kursteilnehmer aus unterschiedlichen Nationen? Das Trio aus dem Organisatorensitz, dem Austragungsort und dem Teilnehmerplatz kann sehr komplex sein - man sollte nicht die umsatzsteuerliche Hintergründe unterbewerten. Was würde er gerne für die Veranstaltung tun?

Schettler: Wir fordern den Auftraggeber auf, sich einmal den Prozess, das Vorgehen des Gasts wirklich zu erahnen. Wie lange dauert die Veranstaltung? Dies ist in der Regel eine große Hürde für Briefings, bei denen die Teilnehmer befürchten, dass sie sich einig werden. Ziegler: Bei Zahlungskarten stellt sich auch die Frage, wie weit der Organisator gehen will.

Hermisch: Eine Beilage dazu: Deshalb müssen wir dem Auftraggeber die unterschiedlichen Leistungen im Umfang unserer Möglichkeit erläutern. Eignen sie sich auch für Veranstaltungen von Event-Brite oder Xing? Hermisch: Die Kundschaft ist nicht so ausschlaggebend. Ein Kunde kann ich haben, egal wie digital - wenn seine Gruppe eindeutig nicht mit dem Medium Elektronik funktioniert, oder wenn der Weg über E-Mail und Internetportal nicht zum Veranstaltungscharakter paßt, muß dies berücksichtigt werden.

Ziel: Es gibt Netze, in denen man die Teilnehmenden mit einem goldgerahmten Stück Zettel ansprechen muss. Oftmals haben wir eine Verbindung aus einem sehr guten Postversand, einer Online-Registrierung und wiederum einer qualitativ hochstehenden Postbestätigung bis hin zu kalligrafischen Sendungen. Dies ist eine unserer StÃ?rken, dass wir oft in der Lage sind, so aufwÃ?ndig produzierte und personalisierte Sachen umzusetzen.

Natürlich hat der Kunde noch viel Unwissenheit und wir haben noch viel zu tun. Ziel: Gerade in der Pharmaindustrie gibt es noch viele Befürchtungen aus Sicht des Veranstalters.... Auf der anderen Seite: André Welke, der führende Event-Manager unseres Auftraggebers Expopharm, hat eine hohe Affinität zum Internet. Hermisch: Man muss nur den Sprung machen. Unsere Kundschaft hat lange gezögert:

Hat man sich einmal für die Umstellung auf onlinegestütztes Teilnehmermanagement entschieden, ist der Weg der digitalen Kommunikation nicht mehr aus dem Leben zu denken, denn die Vorzüge sind überzeugend. Damit ist unser Angebot nun so ausgelegt, dass es dieses weite Feld abdeckt und alle Ebenen der digitalen Erfassung abdeckt. Es ist eine Sache des Naturereigniszyklus.

Sanya: Bei uns braucht man ein paar Sekunden, um die Event-Seite einzurichten. Hermisch: "Die Vielschichtigkeit der Ereignisse nimmt zu und damit auch die Vorlaufzeit. Schettler: Oft werden uns von unseren Auftraggebern Anfragen gestellt. Wir möchten Sie zurückfragen: Wie rasch haben Sie die gewünschten Informationen zusammen? Und dann herrscht oft Stille im Wald.

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