Messevorbereitung

Messevorbereitung

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Die 5 Top-Tipps vom Messe-Experten

Gute Vorbereitungen zahlen sich gerade auf Fachmessen aus. Es gibt nichts Tödlicheres, als viel Zeit und Kosten in eine Fachmesse zu stecken und schließlich zu erkennen, dass sich der Einsatz nicht lohnt. Bereits in der Vorbereitungsphase werden somit die Voraussetzungen für den Messeerfolg geschaffen. Wenn Sie auf einer Fachmesse neue Messekontakte knüpfen wollen, müssen Sie potentielle Messebesucher über Ihren eigenen Messeauftritt aufklären.

Bereits in der längerfristigen Messevorbereitung sollten Sie daher Ihren Messeauftritt besonders hervorheben und diese Anmerkungen beachten: Den Zielpersonen werden Informationen, Einladungen und Motivation zur Beteiligung am eigenen Messeauftritt vermittelt. Mit Ihrer Firma stellen Sie sich als besserer und kompetenterer Messepartner vor als Ihre Mitbewerber. Ein guter Messevorbereitungsplan, der für mehrere Wochen geplant ist, sieht jedoch eine vielschichtige Einladung vor.

In einem ersten Arbeitsschritt, also mindestens drei Monaten vor Beginn der Veranstaltung, können "Save the Date"-E-Mails versendet werden, während im zweiten Arbeitsschritt die geschriebene Ausschreibung in Form eines Briefes und im zweiten Arbeitsschritt der Rückruf zur persönlichen Erinnerung kurz vor Messestart erfolgen kann. Nennen Sie Ihre Messebeteiligung in Ihrer E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in einem Rundbrief, in der Werbung und auf Aufklebern.

Bei professionellen Netzen wie Xing und LinkedIn können Sie den Bedarf an Information und neuen Ansprechpartnern bereits im Voraus über die Gruppe und den Veranstalter decken. Bei einem Anruf eines Repräsentanten kann der bereits gemachte Kontakt oder die Fachmesse selbst als Hänger zur Bewirtung verwendet werden. Zeigen Sie am Handy an, dass Sie die Veranstaltung vorbereiten und deshalb einen festen Gesprächstermin haben.

Falls kein Interesse vorhanden ist, sollten Sie sich nach dem Grund dafür erkundigen und ggf. Dokumente schicken oder einen Termin außerhalb der Veranstaltung vereinbaren. Danach ist vor der Messe: Häufig wird die Nachbearbeitung der Fachmesse unmittelbar auf die nächste Messevorbereitung übertragen. So können die Ergebnisse der Messeauswertung in die Vorbereitungen einfließen und sind uns noch ganz neu in Erinnerung.

Die Vorbereitungen für die Veranstaltung beginnen zwölf bis zehn Monaten vor dem tatsächlichen Veranstaltungstermin mit der Festlegung der Ziele. Der Mittelstand kann bei der Festlegung seiner Ziele auf seine Vorstellungen aufbauen und diese in die Festlegung der Ziele einbinden. Gerade die Bewertung der vergangenen Fachmesse kann für das Ziel wichtige Resultate zeitigen.

Beim Festlegen der Ziele der Messe sollten die Zuständigen in allen beteiligten Bereichen mitwirken. Dieser Messevorbereitungsschritt schafft eine wesentliche Vorraussetzung, um die weiteren Schritte auf dem Weg zum Erfolg der Fachmesse zu bewältigen. Vorrangiges Ziel jeder Fachmesse im B2B-Bereich ist die Lead-Generierung, also der Aufbau neuer Kundenkontakte.

Daher sollte von Anfang an eine Strategie für Neukunden bei der Messevorbereitung berücksichtigt werden und es sollten Zielgruppen, Ansprechpartner und Massnahmen festgelegt werden. Legen Sie einen ROI für die Fachmesse fest. Auf diese Weise können Sie auch beurteilen, inwieweit die Fachmesse ein voller Erfolg war. Ziel ist es, nicht nur so viele Gespräche wie möglich zu führen, sondern auch solche mit potentiell großen Aussichten.

Für Messeaussteller gibt es neben der Gewinnung von Neukunden weitere Zielsetzungen, die mit einem Messeauftritt umgesetzt werden können: Der Messeauftritt soll immer auch zu einer Erhöhung des Bekanntheitsgrades anregen. Über einen Ausstellungsstand wird der Umgang und das gegenseitige Verständnis mit den Bestandskunden aufrechterhalten. Die besten Möglichkeiten, das Image des Konzerns und seiner Brands zu verbessern, bieten sich auf einer Fachmesse.

Durch die Festlegung der Messestandorte legen Sie die Ausrichtung Ihres Messeauftritts fest. Die weiteren Vorbereitungsschritte für die Messe orientieren sich an den gesetzten Zielsetzungen. Sie können sich bei Ihrer Planung von Beginn an auf ein Firmenmotto, ein neues Produkt oder eine besondere Leistung konzentrieren. Ausgehend von den definierten Zielsetzungen kann eine Messe-Strategie erarbeitet werden.

Eine klare Ausstellungsstrategie mit eindeutigen Akzenten und Statements ermöglicht es, das eigene Image zu stärken und in der Messevorbereitung zu konkretisieren. Das Messestrategiekonzept ist die Grundlage für ein Konzept, das die Kommunikation der exakten Thematik vorgibt. Nach diesen weiteren Schritten zum Erfolg der Veranstaltung wird ein konkretes Programm zur Messevorbereitung erarbeitet.

Die Planung sollte unter Berücksichtigung der nachfolgenden Aspekte nicht später als neun Monaten vor der Veranstaltung abgeschlossen sein: Es müssen Werbemassnahmen festgelegt und ein Zeitplan für die Entwicklung und Durchführung von Werbemassnahmen und Öffentlichkeitsarbeit festgelegt werden. Bei der Messevorbereitung ist auch die Einladungen zu Ihrem Stand und die Vereinbarung eines Termins vor Ort zu berücksichtigen.

In jedem Fall sollten Sie genügend Zeit für die Ausbildung und Einweisung Ihres Personal einplanen. Damit die Zeit nicht kurz vor der Veranstaltung abläuft, ist ein detailliertes Programm aller Massnahmen die Grundvoraussetzung für eine gelungene Messevorbereitung. Mindestens 5 Monaten vor der Veranstaltung ist es an der Zeit, ein Standkonzept auszuarbeiten.

Also haben Sie den Mumm, ungewöhnliche Gedanken zu entwickeln, um sich auf der Fachmesse nicht in der Menge zu verlieren. Lass dich von Fachleuten bei der Gestaltung von Messeauftritten und Theken beratschlagen. Bei der Überlegung eines Messestandes sollte der Nutzen für den Kunden und nicht nur die Funktionsfähigkeit der Geräte im Vordergrund stehen.

Fachbesucher müssen auf den ersten Blick sehen können, was Sie an Ihrem Standort zu leisten haben. Der Messeauftritt passt zu Ihrer Corporate Identity und hat einen hohen Bekanntheitsgrad. Das Standkonzept bietet genügend Freiraum für Gespräche mit Kunden, Präsentationen, Demonstrationen und Dekorationen wie Roll-ups, Beschilderungen oder Lichtsäulen sowie genügend Freiraum für Küchen-, Catering-, Aufbewahrungs- und Standausstattung.

Ihr Standkonzept knüpft auch an die Ziele an, die Sie bereits für die Fachmesse definiert haben. Selbst ungewöhnliche Messetresen und Messemauern leisten einen Beitrag zur Vermittlung Ihrer Werbebotschaft. Zudem bieten Sie an Ihrem Messestand ausreichend Raum für Gespräche. Erkundigen Sie sich im Vorhinein über die Bedingungen vor Ort. Lassen Sie sich beraten. Zudem sollten Sie immer die Konkurrenten Ihrer Nachbarschaft im Blick haben.

Diskutieren Sie rechtzeitig Ihre Werbemassnahmen auf der Fachmesse und besprechen Sie diese mit dem Ausrichter. Zu guter Letzt muss natürlich auch das Auf- und Abbaupersonal für den Messestand zur Hand sein - ebenso wie Ihr Standpersonal. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Messeteam von Anfang an in die Messevorbereitung miteinzubeziehen.

Denn: Die Güte Ihres Messeauftrittes hängt von Ihrem persönlichen Einsatz ab. Sie sollten Ihr Team mindestens 3 Monaten vor der Veranstaltung gewählt haben - ob Vertriebsmitarbeiter oder Gastgeber. Durch die Anwesenheit von Mitarbeitern aus den verschiedensten Fachbereichen wie Verkauf, Vermarktung und Technik haben Sie die Chance, auf alle Fälle vorbereitet zu sein.

Empfehlenswert ist ein ca. 3 monatiger Seminar mit dem beteiligten Messepersonal, bei dem von den Zielen der Veranstaltung bis zur Feinabstimmung des Messekonzepts alles erörtert wird. Plane genug Leute für die Veranstaltung. Die Platzierung eines Vertreters Ihres Betriebes an Ihrem Stand ist nicht ausreichend.

Konversation und gleichzeitige Ansprache von Stammkunden - das ist nicht der optimale Weg zum Messe-Erfolg. Denken Sie daran, dass auch die nicht zu Ihrem Messeteam gehörenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Hause ständig auf Abruf sind. Eine rechtzeitige Einweisung des Messemitarbeiters ist in jedem Falle eine gute Vorbereitung auf die Messe.

Mit Messeseminaren und Schulungen bilden Sie Ihre Mitarbeitenden aus. Mit professionellen Messetrainern machen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offen und selbstbewusst fit. Natürlich sind wir auch für Sie da. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Ihr eigenes Geschäft, Ihre Angebote und Leistungen sowie die Ziele der Messe in einem Gespräch verinnerlichen und zum Ausdruck bringen kann. Für die Terminvereinbarung und Diskussion vorort haben Sie ausreichend Infomaterial dabei - von der Präsentation über Whitepaper bis hin zu Flyer und Prospekt.

Eine Messevorbereitung braucht viel Zeit. Bitte rechnen Sie mit ausreichend Zeit und starten Sie 12 Monaten vor der Veranstaltung. Die Messevorbereitung hat sich gelohnt.

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