Messestand Organisieren

Organisieren Sie Ihren Stand

Alternativ zum Messestand: Faire Planung: Was muss ich beachten? Perfekter Auftritt - Hinweise zur Terminplanung Hurra, es geht zur Kirmes oder Austellung! Doch wie kann ich den optimalen Auftritt planen? Frage über Frage..

.. Damit Ihr Auftritt ein voller Erfolg wird, gibt es hier eine Kleinserie zum Motto "Der optimale Messeauftritt". Beginnen wir mit Hinweisen zur Terminplanung für den Messegebrauch! Unabhängig davon, ob Sie Ihren Auftritt alleine oder mit Unterstützung einer Agentur planen, sollten einige wenige Grundtermine einhalten werden.

Bestimmung der Ziele und der Zielgruppe: Wen wollen Sie auf der Fachmesse adressieren? Grobe Finanzplanung: In jedem Falle sollten Sie rechtzeitig ein Budget definieren, damit alle vorgesehenen Massnahmen auch in den finanziellen Rahmen fallen (wer will Mercedes fahren....). Wettbewerbsanalyse: Wer ist auf der Veranstaltung? Standbuchung und Messeteilnahme: Pflegen Sie Ihren Messestand früh, sonst bekommen Sie keinen (guten) Messestand mehr.

Standbaupartner auswahl: Auch Standbauer haben nur begrenzte Kapazität, je früher Sie einen neuen Standbaupartner suchen, desto besser wird die Kooperation. Abschied vom Messekonzept (Organisation Messestand, Marketing/Werbung, Personal): Man muss sich einmal entscheiden, mit welchem Messekonzept man beginnen will, sonst geht am Ende nicht alles glatt.

Der nächste Arbeitsschritt ist die Vergabe an den Messebau-Partner mit einem Briefing. Möchten Sie Ausstellungsstücke, Vorrichtungen, Muster usw. anzeigen, dann sollten Sie nun bestimmen, welche und die zugehörigen Bestellungen (extern oder intern). Nun wird mit der Durchführung der Organisationsmaßnahmen begonnen: Personelle Ausstattung/Standorganisation: Wer wird gebraucht? Wie kommen alle Mitarbeiter zum Messegelände?

Und wie wird beispielsweise der Auftritt geworben? Wurde vielleicht schon ein Terminkalender geschickt? Was ist die Art der Medienarbeit rund um die Veranstaltung? Freikarten: Wenn Sie zu frühzeitig einladen, wird der Besuchstermin oft vergessen, wenn Sie zu später einladen, haben die Gäste keine freien Besichtigungstermine mehr.... Deshalb vielleicht ein Datumsblocker im Voraus und dann 2-4 wochen vorher die eigentliche Aufforderung.

Messeschulung Führen Sie Messepersonal durch: Damit vor Ort alles rundläuft, sollte das Stand-Personal gut auf die aktuelle Thematik und den Messeeinsatz vor Ort vorbereitet sein. Die Organisation des Transports Ihrer eigenen Ausstellungsgüter, Ihres eigenen eingebauten Messestandes, von Vorführgeräten, Mustern, Broschüren, Werbegeschenken usw. nur wer sich früh um die logistische Abwicklung kümmern kann, wird danach nicht mehr ohne Ausstellungsstücke auskommen.

Vergessen Sie nicht: Es geht bestimmt etwas daneben - deshalb ist es besser, alles früh zu koordinieren! "Rüsten Sie das "Orgabüro" mit Büromaterialien, Tagungsunterlagen, Namensschild chen, Ausstellerausweis, Erste-Hilfe-Set aus und verdeutlichen Sie, wie das Informationsmaterial zur Fachmesse geliefert wird. Standbau (je nach Größe kann dies einige Tage dauern) und Überwachung. Bei Bedarf Mitwirkung beim Selbstbau und Co-Design, teilweise kommt nicht alles vom Standbauer.

Standannahme zusammen mit dem Standbauer und ggf. Übernahme durch die Verantwortlichen der Fachmesse. Die abschließende "Feinabstimmung" des Messestandes: Alles nochmals sorgfältig reinigen und die letzten kleinen Mängel ausbessern. Erstellen Sie einen individuellen Messeplan: Natürlich haben Sie selbst ein paar Messetermine, nicht wahr? Nachbereitung von Messen: A good checklist for scheduling can be found at the aumaa - Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft e. V.:

Ein fairer Zeitplan.

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