Messeorganisation Checkliste

Checkliste Messeorganisation

Was Sie bei der Organisation der Messe beachten sollten, erfahren Sie hier! Prüfliste Messestand & Messekosten. Ich auf einer Messe.

Messeorganisation: Mit diesen 3 Prüflisten zum Ziel

Eine Messeteilnahme ist ein wichtiger Kommunikationskanal für Firmen. Für einen erfolgreichen Auftritt ist die passende Messeorganisation unerlässlich. Nachfolgend erfahren Sie alle wesentlichen Arbeitsschritte, die für die komplexe Messeorganisation von Bedeutung sind. Zusätzlich bieten wir Ihnen praxisorientierte Prüflisten zum Herunterladen an, die Ihnen einen umfangreichen Einblick in Ihre Planungen geben.

Planen und organisieren Sie Ihren Messeauftritt schon sehr früh. Idealerweise 9-12 Monaten vor Messebeginn. Gewöhnen Sie sich an, ein bis zwei Tage vor der Übernahme vor Ort zu sein. Bei der Standannahme gilt: Der Aussteller hat Anspruch auf Nacherfüllung.

Eine Messeteilnahme zu planen und zu organisieren ist eine sehr komplizierte Angelegenheit, die eine sorgfältige Vorbereitungsarbeit verlangt. Damit Sie alle Daten und Details des Projekts im Blick haben, empfiehlt es sich, Prüflisten und Zeitpläne zu benutzen. Im Rahmen Ihres täglichen Projektmanagements brauchen Sie für jeden einzelnen Projektabschnitt ausführliche Prüflisten, in denen Fristen und Verantwortlichkeiten bindend sind.

Dienstleistungen wie z. B. Reinigung, Bewachung, Deckenaufhängung oder Spedition müssen über die Veranstaltung gebucht werden. Sie sollten diesen Folder später auf der Kirmes zur Verfügung haben. Zur Kostenkontrolle empfiehlt es sich, einen umfassenden Budget-Planer aufzustellen. Können Sie Bestandteile des Messeauftritts mehrmals verwenden? Das ist für die anschließende Auswertung der Fachmesse zwingend vonnöten.

Es ist daher ratsam, mit Ihrer Buchhaltungsabteilung zu klären, in welchem Umfang der Cashflow Ihres Betriebes beeinflusst wird. Ihr Stand wird wahrscheinlich der grösste Ausgabenblock in Ihrem Haushalt sein. Deshalb ist es ratsam, bei der Wahl der Messebaufirma sehr vorsichtig zu sein, denn Standbauer sind kein geschütztes Gewerbe - so kann sich jeder ausdrücken.

Formulierung Ihrer Messe-Ziele. Anschließend wird eine Checkliste entwickelt, die Ihre spezifischen Bedürfnisse beschreibt. Hierzu zählen die firmeninterne CI/CD-Regelung, die räumliche Gestaltung des Messestands, das Messemotto, Zahl, Typ und Ausmaß der Ausstellungsstücke, etwaige Live- oder Audiovorführungen, Zahl des Standpersonals, Ausrüstung der Messecüche und Ihr verfügbares Geld. Dem Standbauer muss bekannt sein, wer die Standgrafiken erstellt, wer für die Anschaffung der Technik, z.B. der Geräte für die Videopräsentation, zuständig ist oder von wem Sie die Stand- und Anlagendekoration erhalten wollen.

An diesem Tag besteht man auf der Probenahme aller vom Standbauer vorgeschlagenen Waren. Unser Template für Ihre Messebau-Einladung zum Download: Gleichzeitig sollten Sie externe Lieferanten nach den anderen Dingen befragen, die Ihr Standbauer nicht selbst erledigen wird. Wenn Sie nach der Vorstellung ein Standbauunternehmen gewählt haben, können Sie mit diesem die erforderlichen Veränderungen an Ihrem ersten Entwurf erörtern.

Bei Auftragserteilung ist ein verbindlicher Zeitplan für beide Parteien zu treffen (Standbaubeginn, Liefertermine für Ausstellungsgüter, Fremdtechnik und Abbautermine). Das Standbauunternehmen wird nach Auftragserteilung detaillierte Zeichnungen aller Standflächen und einen bindenden Grundriss erstellen. Umso komplexer und aufwändiger Ihr gewünschtes Design ist, umso eher sollte Ihr Standbauer die technischen oder statischen Fragestellungen mit der Fachmesse mit einer Anfrage abklären.

Im vorliegenden Benutzerhandbuch finden Sie alle für das jeweilige Unternehmen relevanten Daten und Auskünfte. Dies gibt den Messemitarbeitern vor Ort Orientierungshilfe und stellt sicher, dass alles so reibungslos wie möglich abläuft.

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