Messe Kommunikation

Fachmesse-Kommunikation

Gleiches gilt für die Messekommunikation: Man kann nicht früh genug anfangen. Erste Informationen vor, aktuelle Nachrichten während und nach der Messe. Die Messekommunikation besteht aus mehreren Säulen. Die internationale Fachmesse für Kommunikationstechnik. für Fachbesucher.

Messekommunikation als Teil der Unternehmenskommunikation nutzt Messen und Ausstellungen, um das Unternehmen und seine Produkte zu präsentieren.

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elf Tips für Ihre Messekommunikation: Inhalt ist König!

Die Betreuung eines Messestandes kann manchmal belastend und aufreibend sein. Aber die wenigen Tage auf der Messe sind nur die Eisbergspitze. Die Teilnahme an einer Messe ist ein Vorhaben, das viele Ressourcen der Mitarbeiter bündelt und einen hohen abteilungsübergreifenden Organisationsaufwand auslöst. Gleiches trifft auf die Messe-Kommunikation zu: Man kann nicht rechtzeitig einsteigen.

Schon vor der Erarbeitung einer kommunikativen Strategie ist die Informationsfrage zu beantworten. Zu den Empfängern gehören in der Regel neben den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch Geschäftspartner, Dienstleistungsunternehmen, Kunden, Interessierte und die Medien. In der Kommunikation mit den Mitarbeitern: Alle rechtzeitig an Bord nehmen und erläutern, was der Sinn des Messeauftritts ist - Image und Kundenbetreuung oder Leadgenerierung?

Ebenso sind Angaben zu Datum, Ort und Messemotto von Bedeutung. Bei einer unternehmensweiten Verteilung sollten die Unternehmen diese Information einschließlich der Aktualisierungen des Vorbereitungsfortschritts im Intra- oder Bulletin Board veröffentlichen. Nur wenn alle Mitarbeitenden über die Vorhaben unterrichtet sind, sollten sie über die Vorhaben und in einem dritten Schritt über den Kontakt zu Partnern und Dienstleistern, aber auch zu interessierten Kreisen und der Presse aufgeklärt werden.

Gibt es unterschiedliche Mannschaften für die Organisations- und Inhaltsvorbereitung, für die Unterstützung vor Ort, für das Verkaufsteam, für das Back Office im Betrieb während der Messe und für die Nachbereitung der Messe, verteilen sich die Aufgaben auf mehrere Schulterblöcke. So ist das für die Aufbereitung der Messeinhalte zuständige Messeteam für die strategische Planung zuständig: Welche Angebote sollen gefördert werden?

Welches Begleitmaterial - Merkblätter, Whitepapers, Broschüren, Sonderausgaben aus Magazinen etc. Eine Messe ist für das Verkaufsteam eine weitere große Aufgabe. Erfahrene und weniger erfahrene Mitarbeiter sollten mit dem Vertrieb abstimmen, welche Zielgruppe am meisten wichtig ist, welche Verkaufsunterlagen vor Ort sinnvoll sein können und welche Massnahmen - neben persönlichen Terminvereinbarungen - die Messebesucher anlocken.

Deshalb ist die innere Kommunikation so bedeutsam. Zu den Empfängern einer ausgedehnten innerbetrieblichen Messe-Kommunikation zählen unter anderem Kooperationspartner und Service Provider. Zur Minimierung des Aufwands können Firmen die firmeninternen Unterlagen mit den Zielsetzungen und der Unternehmensstrategie sowie die Information der Messe über die Zielgruppe, die Besucherzahl und die beworbenen Inhalte nutzen. Natürlich sollten diese Unterlagen auch allen Mitarbeitenden zur VerfÃ?gung gestellt werden, die mit Leistungserbringern und Partnerunternehmen in Kontakt treten - sowie Ã?ber wesentliche VerÃ?nderungen in der Zwischenzeit.

Im Idealfall melden die Kooperationspartner ihre Teilnahme an der Messe an ihre eigenen Auftraggeber und Geschäftspartner - so wird die Botschaft noch weiter verbreitet. Bei laufender interner Messe-Kommunikation können Firmen nun die Aufmerksamkeit von interessierten Personen und Besuchern auf die Messebeteiligung lenken, indem sie diese über E-Mail-Newsletter, Post- und E-Mail-Mailings, mittelbar über Medienarbeit, Social Media, Lead Relations und Werbemaßnahmen, vor Ort über die eigene Webseite oder extern über die Messe-Webseite und Multiplikatorseiten adressieren.

Will ein Betrieb seine Kundschaft und Interessierte per E-Mail oder Post zur Messe laden, sind mehrstufige, abwechslungsreiche Angebote erforderlich - niemand kann jedes einzelne E-Mail oder jeden einzelnen Rundbrief eines (potenziellen) Anbieters lesen. Eine erste E-Mail an eine große Mailing-Liste ist eine gute Möglichkeit, die Informationen, die Sie auf der Messe besuchen, als "Save the Date" zu verschicken.

Nachdem die Fahrplan, d.h. die zu präsentierende Produkt- und Dienstleistungsliste und das firmeneigene Messe-Motto definiert sind, ist ein kleines Post-Mailing, das die Neugierde der Zielgruppen mit einer Preview weckt, geeignet, die Adressdatenbank zu erproben. So können Firmen z.B. in weiteren Aussendungen kostenfreie Eintrittskarten für die Ausstellung bereitstellen. Sollte ein Empfänger nicht an der Messe teilnehmen können, sollte er trotzdem die Gelegenheit haben, sich gleichzeitig mit den Messebesuchern zu erkundigen, z.B. indem er das begleitende Material auf der Messe-Microsite zum Herunterladen bereitstellt.

Sonst schicken sie ihm ein Messe-Paket. Es ist zu berücksichtigen, dass die Presse sehr frühzeitig mit der Berichterstattung für eine renommierte Messe beginnt - im Print-Bereich sind die ersten Redaktionsschlusszeiten in der Regel 3 Monaten vor der Messe. In jeder Pressemeldung sollte ein Link zu Ihrer eigenen Webseite oder zu den messebezogenen Seiten enthalten sein.

Falls unsere Aussteller am gleichen Messestand ausstellen, sollten sie auch eine Pressemeldung schicken. Für die Information der Messejournalisten müssen Presseunterlagen vorbereitet werden - gedruckt, auf einem USB-Stick abgespeichert oder von der eigenen Webseite heruntergeladen werden. Die Information aus der Straßenkarte oder Pressemeldungen ist für Blogeinträge oder als Beitrag für Spezialforen geeignet.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Informationen je nach Vertriebskanal neu zu schreiben und mit Bildern anzureichern, so dass sie auch in anderen Social Media wie z. B. Google+, Twitter, Xing, LinkedIn und anderen Social Media publiziert werden können. Die Suche nach geeigneten Messe-Hashtags erlaubt die Erzeugung von Twitter-Listen. Wenn noch genügend Zeit bis zur Messe ist, können Firmen über ihre Webseite Content vermarkten.

Dazu müssen Unternehmen für ihre Zielgruppe nutzbaren Inhalt so werbefrei wie möglich gestalten, beispielsweise in einem E-Book, einer Prüfliste oder einem White Paper. Interessierte können diese Inhalte unter Angabe ihres Namens und ihrer E-Mail-Adresse ausdrucken. Achtung: Diese Inhalte dürfen nur nach einem rechtskonformen Double Opt-In geliefert werden. Im Idealfall stehen die Inhalte auch den PartnerInnen zur VerfÃ?gung, oder sie verweisen auf die Anfrageseite.

Der Inhalt ist in Papierform auch für die Messesicherheit geeignet. Zur Sensibilisierung sollten Firmen auch die Presse darüber aufklären, dass sie nützliche Inhalte kostenlos zur VerfÃ?gung stellt. Wer sowieso nicht regelmässig in Print- und Online-Fachmedien wirbt, kann dies im Vorlauf einer Messe durchaus von Interesse sein.

Damit die Unternehmen bestmöglich organisiert arbeiten können, sollten sie einen Medienplan mit den wichtigen Handelsmedien ausarbeiten und die entsprechenden Messe-Ausgaben durchsuchen. In der Anzeigenkampagne selbst sollen der gesamte bisher erstellte Inhalt und die vorgesehenen neuen Produkte zu einer oder mehreren Statements zusammengefasst werden. Wenn Sie sich für die Messeteilnahme entscheiden, sollten Sie dies auf der Webseite einblenden.

Die fertige Straßenkarte im Reisegepäck macht auf die Messe und die zu präsentierende Ware oder Dienstleistung auf inhaltlich bedeutsamen Seiten aufmerksam. Entsprechende Inhalte finden Sie in den Pressemeldungen. Bei ausreichendem Inhalt ist es ratsam, eine spezielle Messemicrosite einzurichten. Firmen können in ihren Einladungen bzw. Aussendungen auf die Mikrosite verweisen und dort auch Terminwünsche oder Messeticketanforderungen einrichten.

Offsite-Optimierung ist ebenfalls von Bedeutung. Zur Optimierung der Suchmaschinenoptimierung und um potenziellen Käufern die Suche nach Ausstellern zu erleichtern, ist es empfehlenswert, so schnell wie möglich einen Aussteller-Eintrag auf der Messe-Webseite zu veröffentlichen. Um so besser, wenn sich auch die Gesellschafter auf die Webseite eines Betriebes einloggen. Auf der Messe werden die Firmen endlich für die anstrengenden Vorbereitungen belohnt.

Verfügt ein Betrieb über ein Back-Office, sollte das Verkaufsteam alle Fragen umgehend an das Back-Office übermitteln, damit nach der Messe kein Rückstand auftritt. Zudem ermöglicht die Technologie eine automatische Reaktion von der Messe auf Gesprächsanfragen. Voraussetzung dafür ist jedoch die Zustimmung der Betroffenen zur elektronischen Kommunikation - sie löst auch das Double Opt-In ab.

Die Messe ist auch eine gute Möglichkeit, die Stimmung der Industrie oder der Kundschaft für Produkte und Leistungen wiederzugeben. Das Ergebnis der Befragung können Firmen in einer Pressemeldung oder in einer Stellungnahme zur Messeteilnahme aufzeichnen. Im Anschluss an die Messe kommt alles zusammen. Das, was ein Messeunternehmen nach der Messe macht, bestimmt maßgeblich den Messeerfolg.

Weil viele Mitarbeitende von einer Messe krankgeschrieben oder müde zurückkommen, sollten sie dort bereits alle neuen Ansprechpartner auf elektronischem Wege erfassen und an das Back-Office aushändigen. Wenn eine Firma erst wochenlang nach der Messe reagieren sollte, ist der Ansprechpartner wieder kalt. Zur Aufrechterhaltung der Kommunikation müssen alle verfügbaren Inhalte genutzt werden - ganz auf die Interessen des Empfängers zugeschnitten.

Es ist auch notwendig, proaktiv auf JournalistInnen zuzugehen, die ein Resümee über die Messe ziehen wollen, z.B. durch ein (vorbereitetes) Feedback. Mit den auf der Messe erhobenen Messdaten und Angaben lassen sich weitere Pressemeldungen, Stellungnahmen, Fachartikel oder Blogeinträge erstellen. Die positiven und negativen Erlebnisse sind für die zukünftige Messearbeit gleichermassen förderlich.

Weil nach der Messe ist vor der Messe.

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